4 dicas essenciais para você gerenciar melhor seu tempo

Durante a leitura de Time Warrior, excelente livro sobre gerenciamento de tempo, de Steve Chandler, encontrei quatro capítulos que resumiam tudo o que já aprendi em testes de gerenciamento de tempo na minha vida. Em um mundo onde as pessoas imaginam que tem que fazer cada vez mais coisas para conseguir aquilo que desejam, o livro, assim como tudo o que é abordado sobre este tema, é uma excelente maneira de se educar para trabalhar nesses tempos modernos. Utilizando as simples dicas a seguir, você já conseguirá ter um melhor controle sobre o sem tempo, ou melhor, sobre os seus problemas, como bem define Chandler no livro.

1. CAPTURE O PROBLEMA
Nunca pegue um problema e coloque-o na sua cabeça. Registre o problema no papel e esqueça-o. Só lembre-se dele quando for planejar a conclusão das suas próximas atividades. Muitas pessoas conduzem seus dias armazenando todos os problemas que aparecem diariamente, nas suas cabeças. Elas possuem a crença de que seus cérebros possuem uma grande capacidade de armazenamento, enquanto a realidade é justamente a contrária. O nosso cérebro possui muito espaço, mas a parte responsável pela tomada de decisões e resolução de problemas possui um espaço muito pequeno. A parte do nosso cérebro que é responsável pelas nossas decisões, fica sob a nossa testa, logo acima dos nossos olhos. É só este “pedacinho da cabeça”, onde armazenamos tudo o que precisa da nossa decisão para ser concluído. Assim, a melhor maneira de lidar com novos problemas é recebê-los e armazená-lo em outro lugar de forma organizada.

Quando recebo um e-mail com um problema a ser resolvido, rapidamente abro minha lista de tarefas e lanço lá as tarefas que precisam ser priorizadas. Esqueço o problema e volto para fazer aquilo que já havia determinado como importante para mim.

2. REDEFINA O PROBLEMA
Existe um pânico geral em relação a resolver problemas. Parece que quando surge um problema na nossa vida, algo de errado está acontecendo. Não é bem assim. Um problema é uma questão, apenas isso. Lembre-se daqueles problemas de matemática que resolvíamos na escola. Recebíamos o problema, que era somente uma pergunta, e tentávamos resolvê-lo. Pronto. O mesmo acontece hoje. Nossos problemas são nossos projetos. Estamos construindo a nossa casa (nosso projeto), até que de repente aparece um problema: “Faltam 2000 tijolos para terminar de construir as paredes.” Tomamos nota do problema e o redefinimos, propondo uma ação imediata: “Comprar tijolos.” Recebemos o problema e o resolvemos automaticamente. Existem problemas mais complicados, tanto na matemática como na vida real, mas somente o exercício de tentar resolvê-los, dia após dia, é que nos dará a prática para solucionar problemas maiores a cada vez.

Quando recebo um problema, logo o redefino e proponho uma solução. Após isso anoto, delego ou resolvo-o logo de cara. Quanto menos tempo gasto me “pré-ocupando”, me ocupo fazendo aquilo que precisa ser feito.

3. PEÇA POR AJUDA
Às vezes um problema não pode ser resolvido apenas por nós e precisamos pedir ajuda de outras pessoas. É nesta hora que entra em cena o nosso poder de delegação. Sabe quando um jogador de futebol é chamado de “fominha” pelos outros? Aquele, que fica carregando a bola sozinho pelo campo, para fazer o gol. Pois é, temos que ter cuidado para não sermos “fominhas” por problemas e tentarmos realizar tudo sozinho. Peça ajuda de outras pessoas. Após receber um problema, anotá-lo e redefini-lo a fim de verificar tudo o que precisa ser feito para ele ser resolvido, trabalhe em sua delegação. Pegue algumas das tarefas e passe para as pessoas que possam lhe ajudar. Assim, você multiplica o seu tempo e terá a sua tarefa concluída em um tempo muito menor do que se somente você tivesse tocado o “projeto”.

Costumo usar no meu dia a dia a metáfora do futebol, sempre que recebo um problema na minha caixa postal. Ou eu “passo a bola” para outro ou eu “faço o gol”. Nunca eu fico segurando a bola comigo. Resultado disso é que sempre que termino de checar e-mails a minha caixa postal está vazia e a minha lista de tarefas nunca está atrasada.

4. FOQUE NA CONCLUSÃO
Profissionais e empresas atualmente são reconhecidos pelo seu poder de conclusão. De nada adianta seguir as dicas anteriores, se você não mantiver o foco na conclusão dos seus “projetos”. Já imaginou iniciar o projeto de construção de uma casa e deixar uma das paredes inacabadas, simplesmente porque faltaram tijolos para terminá-la? Muitas pessoas deixam as suas tarefas concluídas em 80% dizendo que agora só falta isso ou aquilo. Assim elas ficam com várias tarefas que nunca são concluídas, mesmo quando falta apenas vinte minutos para terminá-las. Cinco tarefas de vinte minutos somadas se tornam mais de uma hora de tarefas para serem finalizadas.

Sou um apaixonado por entregar e colocar ponto final em tudo o que faço. Por isso, organizo o meu dia para não ler mais e-mails ou entrar em redes sociais enquanto não termino aquilo que precisa ser feito. O foco é total na conclusão.

IGNORE O MUNDO E CONCLUA
Não se preocupe em satisfazer as expectativas que os outros cultivam pela sua vida. Você não tem o menor controle sobre o que os outros pensam sobre você. Decida o que é importante e faça. Conclua. Irão chegar pessoas até você com inúmeras urgências, mas o nosso papel como “guerreiros do tempo” é gerenciar essas urgências e levar calma para aqueles que ainda não encontraram a paz em controlar o tempo de suas próprias vidas.


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