Como organizar seus milhões de projetos na sua agenda

Nos dias atuais é muito comum cada um de nós ter vários projetos para tocar, principalmente quando começamos a gostar de trabalhar como empreendedores e atuar verdadeiramente na criação de novos negócios. Além da vida profissional, ainda temos a nossa vida pessoal que nos joga inúmeros outros compromissos que também precisam ser satisfeitos. O problema é que na vontade de fazer tudo, acabamos não fazendo nada e não indo pra frente. Bons projetos ficam só na intenção e não realizamos praticamente nada daquilo que gostaríamos de ter realizado. A solução para este problema é se organizar da melhor maneira possível, dizer não a novas demandas e se concentrar para não perder o foco durante os dias de trabalho. Abaixo, vão as minhas dicas que hoje utilizo na minha vida para administrar 6 negócios e 4 filhos.

1. COMPRE UM QUADRO BRANCO PARA ANOTAÇÕES
Neste quadro, localizado no seu escritório ou no lugar onde mais trabalha, ficarão anotados os seus projetos e metas maiores, não as tarefinhas diárias. Apenas os objetivos maiores que você deseja atingir. Ele é importante para tirar as coisas da sua cabeça e deixá-las anotadas organizadamente em um lugar bem visível e claro, dando-lhe noção do que você tem pela frente.

2. MANTENHA SUA CAIXA DE E-MAILS VAZIA
Não organize as suas tarefas na sua caixa de e-mail. Ao ler um e-mail ou você encaminha para outra pessoa responder, ou você responde, ou você cria uma tarefa para você realizar e arquiva aquele e-mail. Toda vez que você abre a sua caixa de e-mail e vê lá o título de cada um, seu cérebro gasta energia processando todas as sinapses envolvidas com a questão de cada um daqueles e-mails.

3. FECHE SEU PROGRAMA DE E-MAILS APÓS LER OS SEUS E-MAILS
É muito importante para quem trabalha entender que se um cliente precisar de algo urgente de você, ele preferirá ligar para o seu telefone ao invés de enviar um e-mail. Portanto, desligue todos os alertas de novos e-mails do seu computador e celular e após ler os seus e-mails feche o seu programa de leitura de e-mails para focar na execução das tarefas que apontou para aquele dia. Só volte a abrir e-mails quando quiser gerar novas tarefas para si, mantendo-se atento a cumprir isto de forma radical para evitar perda de foco ao longo do dia de trabalho.

4. CONTRATE UM SISTEMA GERENCIADOR DE PROJETOS E TAREFAS
Eu uso o Teamwork para gerenciar os meus projetos e tenho tido relativo sucesso em tirar as tarefas da minha frente simplesmente checando lá as tarefas que criei. Ele não tem qualquer aplicativo de “instant messaging” e permite não só gerenciar seus próprios projetos como também gerenciar uma equipe de trabalho. Outra alternativa também válida, é você ter uma agenda ou um outro quadro branco para anotar as tarefas que precisa executar, facilitando o processo de leitura das tarefas e execução. De forma alguma, mantenha várias listas de tarefas em vários aplicativos. Mantenha todas em um mesmo lugar e pronto.

5. ESTABELEÇA HORAS PARA DIVERSÃO E DESCONTRAÇÃO
Crie algumas janelas no seu dia de trabalho para sair um pouco da frente do computador, ou navegar nas redes sociais e YouTube. Não fique o tempo todo checando o que há de novo nesses aplicativos para não se perder na sua organização. E, mais importante, de maneira nenhuma deixe ligada a funcionalidade de notificação de redes sociais no seu celular, pois isto é o que mais torna a vida de alguém uma vida improdutiva.

Se você seguir estas dicas ou criar novas maneiras para se organizar, verá que conseguirá de forma extraordinária cumprir com os seus afazeres como microempreendedor e fazer muito mais pela sua vida e seus sonhos a cada dia.

Qual estratégia você utiliza para organizar seus milhões de projetos?


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