O zen da produtividade: 3 macetes simples para se tornar mais produtivo em tempo recorde

Se há uma coisa que aprendi nos últimos sete anos sobre produtividade é que para produzir mais não necessariamente precisamos fazer mais coisas em menos tempo, mas escolher o que iremos e não iremos fazer. Nesse tempo trabalhando a partir de casa, conduzindo diversos negócios no mundo digital e real e cuidando de quatro filhos, não foi fácil manter-se zen.

Nos parágrafos a seguir, compartilho com você alguns macetes que ao longo da minha carreira, se tornaram a chave para manter o equilíbrio entre a minha vida pessoal e profissional. Ao ataque.

1. Tenha uma rotina diária

Todos os dias eu faço a mesma coisa desde a hora em que acordo até a hora de ir dormir. Isto criou um ritmo diário que me tornou mais eficiente na execução das mesmas tarefas, como:

Fazer todos os dias as mesmas coisas, não quer dizer que eu leve uma vida chata e monótona. Pelo contrário! Eu apenas estabeleci janelas de horários para determinadas coisas acontecerem no meu dia.

  • As primeiras três horas são dedicadas a exercício físico e café da manhã.
  • Já nas duas horas seguintes, invisto meu tempo checando as redes sociais para consumir e publicar conteúdo e no atendimento aos meus clientes por e-mail.
  • Daí vem o almoço e algum tempo de descanso depois para me dedicar a criação de conteúdo para cá ou para meus produtos.
  • Deixo para estudar somente no final de semana, assistindo, na maioria das vezes, cursos pela internet, deixando reservada as horas da tarde dos dias da semana para dedicação a casa, família ou “serviços de rua” (cartório, banco, mercado, passeios, etc.).

Com este sistema simples de organização diária, tenho menos incerteza sobre o que irá acontecer por ter garantido o controle de situações que até pouco tempo prejudicavam minha produtividade (levar alguém de carro a algum lugar, comprar algo “urgente” logo ali ou atender aqueles eventos sociais ou de família sem sentido).

“Nenhum homem realmente produtivo pensa como se estivesse escrevendo uma dissertação.” ~ Albert Einstein (Tweet Isso)

2. Estabeleça horários fixos para conectar-se com outras pessoas

Se você não tem um objetivo, qualquer caminho serve. Daí, se você não sabe o que fazer, a televisão ou a internet, vão te arranjar algo para você se distrair e assim, mantê-lo caminhando para o “abatedouro” junto com os outros “bois”.

Nós precisamos determinar os nossos próprios horários para conseguir produzir aquilo que nos determinamos a produzir. Do contrário, seremos toda hora distraídos pelas redes sociais, pelos e-mails e pelas conversa sem objetivo.

Faça como eu:

  • Cheque seus e-mails e redes sociais apenas três vezes por dia.
  • Não deixe o chat habilitado no Facebook.
  • Evite conversas cara a cara, por telefone ou skype a não ser que elas sejam realmente necessárias.
  • Antes de qualquer conversa, certifique-se de que todos os participantes discutiram por e-mail o que será abordado e resumiram bem a conversa para discutir somente os pontos que não puderam ser discutidos por e-mail.
  • Mantenha dias e horários específicos para reuniões por telefone ou presenciais.

Sempre cultivo uma máxima de que se algo for realmente urgente, meu telefone irá tocar. Logo, não fique preocupado em não responder aquele cliente importante no espaço de duas horas. Se ele te mandou um e-mail foi porque não precisava de uma resposta urgente sua. Checar “novidades” do mundo a todo momento aumenta a ansiedade e prejudica a saúde.

“A vida é uma viagem a três estações: ação, experiência e recordação.” ~ Júlio Camargo (Tweet Isso)

3. Comunique sua agenda da semana para seus círculos de convivência

Pare para refletir por alguns instantes nos problemas de relacionamento que teve (ou tem) no trabalho ou na vida pessoal e notará que a maioria deles aconteceram (ou acontecem) por falhas na comunicação.

Todas as pessoas que dependem da sua agenda devem ser comunicadas com antecedência do que você organizou para fazer no dia e na semana que tem pela frente. Mantenho uma agenda semanal fechada para não dar chances de novos compromissos entrarem na agenda e quebrarem aquilo que eu já havia acordado com as pessoas que dependem de mim.

Manter essa postura irá tirar todo o peso emocional das suas decisões, te livrando da culpa por não atender este ou aquele pedido da sua família ou do seu parceiro de negócios que “salvou a sua vida” na semana anterior.

Vale compartilhar a agenda através da internet, enviar um simples e-mail com os compromissos da semana ou mesmo visar pessoalmente ou por telefone. Não há a necessidade de compartilhar tudo o que você irá fazer. Compartilhe somente aquelas atividades que te impedirão de atender pedidos dessas outras pessoas.

Uso isso para reuniões externas ou mesmo por telefone. Assim, todos ficam sabendo dos horários em que estarei comprometido com outra demanda e se sente confortáveis na hora de pedir um favor porque sabem que poderei lhes atender.

“Não são os grandes planos que dão certo. São os pequenos detalhes.” ~ Stephen Kanitz (Tweet Isso)

BÔNUS: Aprenda a dizer não

Por fim, o mais importante de todos os macetes: aprenda a dizer não.

  • Vamos sair na sexta para tomar um chopp?
  • Vamos no aniversário de 92 anos da avó do meu amigo?
  • Me dá uma ajuda nisso aqui rapidinho?
  • Aquela televisão está com um super desconto? Vamos comprar?
  • Vamos assistir uma maratona daquela série que mais gostamos esse final de semana?

Perguntas como estas são bastante comuns e geralmente recebem um SIM como resposta (infelizmente).

Isso porque elas chegam até nós pela boca de pessoas com quem temos alguma ligação emocional e que desejamos bem:

  • Um colega de trabalho.
  • Aquele amigo de infância.
  • Nosso sócio.
  • Esposa ou namorado.

Tentando sempre agradar aos outros e não parecer egoístas, pensamos que estamos ajudando a estas pessoas quando somos solícitos em atender os seus pedidos, esquecendo que a verdadeira contribuição que podemos dar a estas pessoas (e a outras mais) é nos tornando melhor naquilo que acreditamos que somos melhores.

Se você focar naquilo que você faz bem, dizendo não constantemente para as distrações, não só se tornará mais útil para as pessoas que estão nos seus círculos mais próximos de convívio como acabará sendo mais útil a outras pessoas e consequentemente ao seu propósito de vida. Reflita sobre isso e encare o desafio de mudar a si próprio.

Você tem algum “macete” especial que utiliza no seu dia a dia para seu mais produtivo? Comente abaixo e compartilhe com a comunidade.


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