Custo real de um funcionário: que fatores considerar?

Manter uma equipe engajada e produtiva é o sonho de qualquer gestor de pequenas e médias empresas. Porém, antes de contratar alguém, surge aquela pergunta inevitável: qual é o custo real de um funcionário?

O salário é só a ponta do iceberg. Há ainda encargos trabalhistas, impostos, benefícios e outros fatores que compõem a folha de pagamento e que podem representar quase o dobro da remuneração registrada na carteira.

Desconhecer os custos trabalhistas de um funcionário pode gerar problemas de fluxo de caixa, dificuldades para planejar o crescimento e comprometer a sustentabilidade da empresa.

Sem perder isso de vista, preparamos este conteúdo para detalhar como calcular o custo de um funcionário. Continue a leitura e descubra de que maneira transformar esse investimento em resultados concretos para o negócio.

O que compõe o custo real de um funcionário?

O custo real de um funcionário não se resume ao salário na carteira. Há também encargos trabalhistas, contribuições obrigatórias, como FGTS e INSS, além de férias, 13º salário e benefícios. Todos esses fatores precisam ser considerados para que a empresa tenha uma visão precisa dos investimentos feitos em cada colaborador.

1. Salário-base

É o valor acordado com o colaborador e registrado em carteira. Serve de referência para o cálculo de encargos e adicionais.

2. Encargos trabalhistas

• INSS Patronal: contribuição de 20% sobre a folha (Lei nº 8.212/1991).
• FGTS: depósito mensal de 8% do salário (Lei nº 8.036/1990).
• Seguro de Acidente de Trabalho (SAT): varia de 1% a 3% conforme o risco da atividade.
• Salário-Educação e Sistema “S”: contribuições adicionais obrigatórias para custeio de programas sociais.

3. Férias

O colaborador tem direito a 30 dias de férias por ano, acrescidos de 1/3 do valor do salário (Constituição Federal, art. 7º, XVII).

4. 13º Salário

Equivalente a um salário extra, pago em duas parcelas no ano (Lei nº 4.090/1962).

5. Benefícios obrigatórios

Um exemplo é o vale-transporte, previsto pela Lei nº 7.418/1985, que deve ser custeado parcialmente pela empresa.

6. Benefícios opcionais

Incluem plano de saúde, vale-refeição, vale-cultura e outros incentivos. Apesar de não obrigatórios, impactam o custo de um funcionário. Porém, podem gerar grande retorno para a empresa.

Ou seja, o custo não está apenas na folha, mas em toda a rede de obrigações legais e estratégicas que envolvem a manutenção de um colaborador.

Qual o impacto dos benefícios corporativos nos custos trabalhistas de um funcionário?

Um pacote bem-estruturado pode reduzir o turnover e aumentar a produtividade, já que colaboradores satisfeitos tendem a permanecer mais tempo na empresa. O custo inicial pode parecer maior, mas a economia indireta vem com menos gastos em rescisões, menos processos trabalhistas e uma equipe mais motivada para gerar resultados.

Imagine duas empresas com salários semelhantes. A que oferece plano de saúde, vale-refeição e um programa de bem-estar, naturalmente, terá colaboradores mais engajados e menos propensos a faltar ou buscar outras oportunidades. Na prática, os benefícios funcionam como investimento.

Entender esse cálculo não é apenas uma questão contábil, mas estratégica. Empresas que dominam essa equação conseguem planejar melhor suas contratações, definir políticas salariais adequadas e investir em pacotes de benefícios que realmente fazem sentido para o colaborador, sem comprometer a saúde financeira do negócio.

Como calcular o custo de um funcionário?

É necessário somar salário, encargos trabalhistas, benefícios obrigatórios e opcionais, férias e 13º salário. Depois, basta dividir esse total pelos 12 meses do ano. Esse cálculo permite à empresa planejar melhor seus investimentos, avaliar a sustentabilidade da folha de pagamento e alinhar expectativas com sua realidade financeira.

Olha só esse passo a passo descomplicado.

1. Defina o salário-base

O primeiro ponto para calcular o custo de um funcionário é o salário registrado em carteira. Esse valor serve de base para os demais cálculos, sendo a referência principal para encargos, benefícios e provisões trabalhistas.

2. Adicione encargos trabalhistas

Sobre o salário incidem encargos, como INSS Patronal, FGTS, SAT e contribuições adicionais previstas em lei. Esses custos, muitas vezes subestimados, podem representar um percentual expressivo além do salário bruto.

3. Calcule férias e 13º salário proporcionais

Mesmo pagos em momentos específicos, férias e 13º devem ser previstos mensalmente. Para isso, some o valor de um salário extra (13º) e 1/3 adicional sobre o salário de férias, dividindo o total por 12 meses.

Assim, o gasto fica diluído ao longo do ano.

4. Inclua benefícios obrigatórios

O vale-transporte, quando solicitado pelo colaborador, é um exemplo de custo que deve entrar na conta. O benefício representa um direito previsto em lei e impacta diretamente na despesa mensal da empresa.

5. Considere benefícios opcionais

Plano de saúde, vale-alimentação, vale-cultura ou incentivos flexíveis também elevam o custo real de um funcionário. Embora opcionais, são comuns e valorizados pelos profissionais.

6. Some todos os elementos

Após incluir salário, encargos, provisões e benefícios, chega-se ao custo mensal real do colaborador. Esse cálculo é fundamental para o planejamento financeiro da empresa.

Exemplo prático de custo real de um funcionário

• Salário: R$ 3.000
• Encargos: R$ 2.000
• Férias + 13º proporcional: R$ 750
• Benefícios: R$ 1.200
• Custo real: R$ 6.950/mês

Como equilibrar o custo de um funcionário para a empresa e o valor percebido pelo colaborador?

O desafio está em encontrar o equilíbrio: gastar o suficiente para atrair e reter talentos sem comprometer o orçamento. Uma boa estratégia é investir em benefícios flexíveis, como o saldo dinâmico, que permite ao colaborador escolher como usar seus recursos (alimentação, cultura ou saúde, por exemplo).

Outro caminho é alinhar expectativas. Uma PME pode não competir com multinacionais em salários altos, mas pode se destacar ao oferecer benefícios mais personalizados e um ambiente de trabalho saudável.

Percebe como o investimento não é apenas financeiro, mas também cultural? Colaboradores que se sentem ouvidos e valorizados entregam mais e permanecem por mais tempo.

Nesse sentido, entender o custo real de um funcionário é essencial para qualquer PME que queira crescer de forma sustentável. Salário, encargos e benefícios formam uma conta que precisa estar bem definida desde o início para evitar surpresas no caixa.

Mais do que um cálculo contábil, esse é um movimento estratégico. Empresas que enxergam os benefícios como investimento reduzem custos indiretos e aumentam o engajamento, a produtividade e a retenção de talentos.Este conteúdo foi produzido pela Ticket, que, há mais de 45 anos, facilita a vida de empresas e trabalhadores em todo o Brasil. Com soluções que promovem alimentação, bem-estar, saúde e qualidade de vida, a marca vai além das regulamentações para oferecer benefícios que realmente fazem bem — dentro e fora do trabalho.

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