Descobrir como a tecnologia pode aumentar a produtividade em compras é possível de se tornar o incentivo que faltava para adotar novos sistemas na sua empresa. O motivo é que conhecer as vantagens do uso de softwares e ferramentas próprias para esse fim, deixa claro quanto eles contribuem para o dia a dia dos profissionais dessa área.
Sobre isso, não temos como deixar de relacionar o uso da tecnologia com viés para aumentar a produtividade à implementação do conceito de compras 4.0 em um negócio.
O contexto de compras 4.0 pode ser definido como o uso de recursos tecnológicos para aprimorar esse setor e o de procurement, a fim de conseguir realizar transações comerciais mais eficientes, seguras, otimizadas e com menos riscos.
Para chegar a resultados como esses, a utilização de soluções desenvolvidas sobre tecnologias como Big Data, Machine Learning, Internet das Coisas, entre outras relacionadas, ajudam a aprimorar processos, reduzir custos, diminuir falhas humanas e muito mais.
Com isso, a empresa consegue resultados mais satisfatórios em seus relacionamentos comerciais, assim como pode elevar sua capacidade produtiva, de atendimento a clientes e, consequentemente, aumentar seu volume de vendas e faturamento.
Por todas essas razões, confira, agora, como a tecnologia pode aumentar a produtividade em compras no seu negócio e entenda por quais motivos você deve implementar esse recurso quanto antes!
Por que usar a tecnologia nos processos empresariais?
A transformação digital modificou, consideravelmente, a forma de trabalho de diversos modelos de negócio e também o comportamento dos clientes.
Com tudo mais acessível, a tendência é os consumidores exigirem cada vez mais das marcas, o que inclui, entre outros pontos, a entrega mais rápida de produtos e/ou serviços, bem como o aumento da qualidade do que é comercializado.
A questão é que, para isso, a empresa precisa ter uma boa capacidade produtiva, condição que esbarra na estruturação de uma boa Supply Chain Management — em português, Gestão da Cadeia de Suprimentos.
É justamente neste ponto que entra o entendimento sobre como a tecnologia pode aumentar a produtividade em compras.
Quanto a isso, tenha em mente que somente por meio do uso das soluções e recursos tecnológicos certos sua empresa conseguirá resolver os principais gargalos de abastecimento, a exemplo de problemas relacionados à aquisição de insumos e serviços, entre outros processos.
7 formas de como a tecnologia pode aumentar a produtividade em compras
Com a perspectiva anterior mais clara, veja quais são as principais formas de contribuição da tecnologia em atividades de compra e procurement:
- eliminação de processos repetitivos;
- redução da burocracia na escolha de fornecedores;
- centralização de informações;
- contribuição para tomadas de decisão;
- diminuição do ciclo de compra;
- obtenção de uma visão geral das atividades executadas;
- diminuição do tempo gasto na fase de homologação de fornecedores.
Eliminação de processos repetitivos
Automatizar processos é uma das maiores representações de como a tecnologia pode aumentar a produtividade em compras.
Tudo o que é feito manualmente demanda de muito mais tempo do que o que é realizado digitalmente, com a ajuda de softwares próprios para isso.
Na área de compras, por exemplo, ao invés de ter que levantar de forma manual todos os insumos que a empresa precisa, sistemas vinculados à gestão de estoque podem fazer essa tarefa com poucos cliques.
Redução da burocracia na escolha de fornecedores
O processo de escolha de fornecedores inclui diferentes etapas, que vão desde a identificação de um negócio que aparenta ter as condições necessárias para atender a sua empresa, passando por análise de documentos, validação de dados cadastrais, entre outras.
Fazer isso manualmente exige muito tempo, dedicação, atenção e pode levar a sérios erros, os quais tendem a comprometer toda a gestão de fornecedores. Mas, novamente, o mercado dispõe de recursos tecnológicos que deixam esse processo muito mais rápido e preciso.
Centralização de informações
Outra situação que mostra como a tecnologia pode aumentar a produtividade em compras é a centralização de informações.
Ao reunir, em um único ambiente, tudo o que os profissionais dessa área precisam para suas atividades diárias, eles não perdem tempo pesquisando em diferentes fontes.
Se o sistema usado for integrado a outros departamentos, a exemplo do financeiro, estoque e logística, essa dinâmica se tornará ainda mais eficiente.
Contribuição para tomadas de decisão
Também por centralizar informações, usar ferramentas tecnológicas no setor de compras contribui para que os gestores e seu time tomem decisões mais rápidas. O motivo é que sistemas desse tipo ajudam a ter uma visão geral de todas as atividades que estão sendo realizadas.
É possível também fazer comparativos entre potenciais fornecedores em menos tempo, emitir relatórios de custos, gráficos, entre outras funcionalidades de acordo com o software utilizado.
Como resultado, os profissionais elevam seus níveis produtivos, pois gastam menos tempo nas tomadas de decisão, podendo partir para outras atividades relacionadas às suas funções.
Diminuição do ciclo de compra
Cada empresa tem o seu próprio ciclo de compra. Porém, se for muito longo, pode comprometer o fluxo produtivo do negócio.
Comumente, aprovação de orçamentos e análise de documentos de fornecedores, quando feitos sem ajuda da tecnologia, estão no topo da lista de tarefas que tornam esse percurso ainda mais demorado de ser concluído.
Obtenção de uma visão geral das atividades executadas
Ao ter uma visão geral de tudo o que está sendo realizado no departamento de compras, os funcionários têm a chance de se ajudarem mutuamente. Esse comportamento, por sua vez, deixa todo o time mais produtivo, bem como ajuda na conquista de mais e melhores resultados para a empresa.
De outro lado, essa visualização mais ampla também ajuda a identificar obstáculos que estão comprometendo a dinâmica e evolução do setor.
Diminuição do tempo gasto na fase de homologação de fornecedores
Como dissemos, a gestão de fornecedores contempla várias etapas, mas a homologação tende a ser uma das mais complexas. O motivo é que é justamente nessa fase que se deve avaliar pontos como:
- riscos que podem ser gerados com a contratação do fornecedor;
- verificação de qualificações técnicas;
- constatação da validade de documentos, licenças e certificados;
- regularidade fiscal;
- situação econômica, entre outros.
Agora, pense em fazer tudo isso manualmente, por meio da análise de item por item, registro das informações em diferentes planilhas e demais atividades relacionadas. Certamente, o tempo necessário para conclusão desse processo será muito maior, concorda?
Mais uma vez, a tecnologia deve ser tratada como uma importante aliada ao automatizar e reduzir falhas de processos como esses. Como resultado, seu time de compras se torna mais produtivo e o relacionamento com os fornecedores melhora, contribuindo para negociações mais promissoras para a sua empresa!
Este artigo foi escrito pela Linkana, o primeiro e maior software de gestão de fornecedores em rede, a fim de ajudar as empresas a aumentarem seu poder de produtividade em compras.
