Você já ouviu falar em sistema de automação processual? Bom, uma empresa é feita de processos, e são eles que permitem:
- Realização de todas as atividades;
- Cumprimento de prazos;
- Entrega de qualidade de um serviço ou produto;
- Otimização dos resultados de vendas;
- Melhoramento do marketing;
- Otimização do atendimento.
É justamente nesse cenário que entra o sistema de automação de processos, isso permite que uma empresas de usinagem, por exemplo, consiga crescer de forma escalável e se torne uma referência no mercado.
Afinal, a cada ano que passa o fluxo de informações de um negócio tende a aumentar, por isso é fundamental que se tome as providências necessárias para estabelecer uma rotina que seja dinâmica e eficiente.
Saiba que tudo isso é capaz graças a esses sistemas de automação de processos, isso faz com que a produtividade e eficiência de uma equipe aumente exponencialmente. Para entender melhor sobre o assunto, continue lendo este artigo.
O que é automação de processo?
Antes de mais nada, é importante que você entenda o conceito de automação de processo. Saiba que se trata de um conjunto de atividades estruturadas e organizadas, que tem o objetivo de concretizar um produto ou serviço.
Por exemplo, os processos de vendas de uma empresa de câmera de vigilância são formados por uma sequência de atividades e tarefas pré-definidas, que juntas têm o objetivo de alcançar as metas comerciais.
Dessa forma, o resultado final contribui para que o setor possa medir seus resultados e com isso utilizá-los para que consiga melhorar o serviço sempre. Assim o processo ocorre de forma mais rápida, visto que ele não depende exclusivamente da ação humana.
Ou seja, a automação de processo é o conjunto de práticas e softwares que são organizados para auxiliar as empresas para que elas reduzam:
- Gastos;
- Atrasos;
- Falhas.
Em todos os processo e na forma com que o trabalho de uma empresa é conduzido, é através da introdução de uma ferramenta de automação de processos que uma empresa começa a substituir tarefas manuais por ações automáticas.
Sem a ação humana, existem mais chances de acertos e todos os processos são feitos com excelência.
As automações também podem ser usadas por uma empresa de transporte aéreo, por exemplo, para realizar a coleta de dados e informações para ajudar a gerenciar a atualizar os processos quando for necessário, sempre visando a melhoria.
Exemplos de automação de processos
Os sistemas de automação podem ser usados por diferentes setores e por empresas de diversos segmentos, então veja a seguir alguns exemplos.
Em primeiro lugar temos a automação comercial, que é responsável por todo tipo de tecnologia que é usada para:
- Acelerar o trabalho;
- Melhorar o atendimento ao cliente;
- Oferecer mais dados sobre seu comportamento.
A automação comercial vai desde o sistema que o garçom usa para anotar o seu pedido e fazer com que ele vá direto para a cozinha, até o sistema de caixa que dá baixa na venda de uma lousa digital interativa.
Pense no quanto essas atuações agilizam os processos, ainda mais se pensarmos em um estabelecimento com grande fluxo de pessoas, qualquer demora acaba implicando em filas e fazendo com que os clientes desistam das compras ou tenham uma má impressão.
Também temos a automação industrial, que podem ser:
- Softwares de automação de empresas;
- Software de gestão de processos de negócios (BPM);
- Controle de ponto eletrônico biométrico.
Ou seja, esse tipo de automação diz respeito a sistemas que são empregados em uma empresa, com isso os gestores possuem um maior controle sobre os processos e seus funcionários.
Por último, mas não menos importante, temos a automação de tarefas, que consegue otimizar as repetitivas que tomam um tempo maior de trabalho, sendo eles:
- Emitir uma nota fiscal de maneira manual;
- Ter que atualizar o status de compra de um pedido.
Dessa forma as tarefas repetitivas são automatizadas, fazendo com que os funcionários não percam tempo com essas ações, o que faz com que eles sejam muito mais produtivos, ajudando com que o negócio cresça.
Principais benefícios da automação de processos
Saiba que a automação do processo consegue beneficiar inúmeros segmentos, desde o varejo, como lojas de roupas, até empresa de treinamento e consultoria, dessa forma quando os empreendedores decidem usar esses recursos, eles conseguem:
- Maior facilidade para traçar perfis de compra;
- Redução do trabalho manual;
- Aprimoramento do pós-venda;
- Redução de custos;
- Operações mais padronizadas;
- Maior controle sobre o desempenho;
- Maior agilidade operacional;
- Mapear os comportamentos dos clientes;
- Entender gostos e dores do seu público;
- Traçar um perfil de compra mais claro.
É preciso entender que a tecnologia é uma ótima aliada de todos, mas principalmente das empresas, pois ela permite com que vários processos que demandam tempo e dinheiro sejam otimizados.
Isso faz com que o cliente receba os melhores serviços, e com isso se sintam mais satisfeitos, aumentando as chances de fidelização desse consumidor, afinal todos nós voltamos a um estabelecimento onde fomos bem atendidos.
Importância da automação de processos
Quando uma empresa de transportadora de mudança para outro estado, por exemplo, realiza a automação dos processos que são repetitivos e burocráticos, eles são simplificados, e com isso o tempo de realização acaba diminuindo significativamente.
Isso faz com que os erros sejam diminuídos, além de todo retrabalho, sem contar que os profissionais ficam menos estressados e sobrecarregados, pois deixam de perder o seu tempo com tarefas repetitivas que levam à exaustão.
Outro fato importante desse processo de automação é no que diz respeito aos dados e informações que são estruturados e auxiliam nas tomadas de decisões, com o uso de sistemas eles ficam bem mais acessíveis e se tornam úteis para as tarefas.
Esses benefícios permitem que a rotina seja alinhada e se torne mais produtiva, com isso todas as demandas de mercado são atendidas, além de toda a satisfação do cliente, como já mencionado.
Essa produtividade acaba sendo refletida em um aumento de competitividade, fazendo com que a sua empresa ganhe destaque no mercado, afinal todos os processos estão sendo feitos de uma maneira mais rápida, sem perder a qualidade.
Dessa forma a automação dos processos faz com que a empresa cresça, pois conta com:
- Controle dos dados;
- Confiabilidade no processamento das informações;
- Dados precisos.
Isso faz com que os gestores consigam identificar o melhor caminho e com isso ir se adaptando às tendências do mercado, sempre pensando no futuro e como o empreendimento pode se firmar cada vez mais no mercado.
Como usar a automação de processos na sua empresa?
Agora que você já sabe como funciona a automação de processo e como ela é importante para a sua empresa, saiba como aplicá-la, com isso você irá se beneficiar de todas as vantagens que foram descritas neste artigo.
Saiba que esse é um processo que exige adaptação. Por exemplo, uma empresa de antecipação de recebíveis que estava acostumada a trabalhar de um jeito precisa se adaptar a uma nova realidade com a implementação desses sistemas.
Por isso é importante que você comece com cautela, pois a automação dos processos acaba exigindo tempo e alguns recursos.
Antes de mais nada, é fundamental que você certifique-se de todos os detalhes, além de, claro, verificar se a estratégia e gerenciamento da sua organização suporta a implementação de toda a automação.
Afinal, de nada adianta querer começar essa implementação sem saber se a sua empresa suporta todo esse processo.
Após toda a verificação de viabilidade, é preciso que você faça o levantamento das atividades que são desempenhadas pelos seus colaboradores, especificando cada equipe, além disso é preciso verificar se algum processo já possui automação.
É nesse momento que você irá elencar suas prioridades, ou seja, quais são os setores que irão receber automação, afinal esse é um processo longo e pode ser que você comece aos poucos.
Com esses dados em mãos você irá analisar quais são as tarefas que são realizadas de forma manual, pensando em como seria se elas fossem feitas de forma automática e como isso iria influenciar na qualidade dos seus produtos ou serviços.
Nessa análise você também precisa levar em conta se terá recursos para treinar os seus funcionários para que eles consigam utilizar os sistemas.
Com todas essas informações, chegou a hora de buscar por um software que possa atender suas demandas. Aliás, todo esse estudo feito antes é que irá te ajudar a tomar a decisão certa.
Com isso você irá saber suas necessidades, expectativas e orçamento necessário para que se consiga fazer a implementação. Você pode começar com:
- Automação para as atividades da equipe de vendas;
- Automação para processo de recrutamento e seleção;
- Automação de tarefas.
Assim você consegue ir implementando aos poucos, se beneficiando das vantagens com o passar do tempo e fazendo com que a sua empresa cresça.
