Após o trabalho híbrido e o home office terem se tornado modelos definitivos em muitas empresas, encontrar maneiras de melhorar a produtividade na reunião remota se tornou um grande desafio para diversos profissionais e líderes.
Seja com os colaboradores do time, gestores, clientes ou parceiros de negócio, as conversações virtuais, hoje, são parte da rotina das companhias e passaram a requerer a mesma atenção dada aos encontros presenciais — na verdade, um pouco mais!
Por acontecer digitalmente, detalhes como qual software que será utilizado, qualidade da conexão da internet e do som, fuso horário, entre outros pontos relacionados, precisam ser cuidadosamente pensados antes de dar o start da conversa.
Essas são algumas questões que se tornaram parte da sua rotina de trabalho? Então, siga a leitura deste artigo e confira sete dicas incríveis de como aumentar a produtividade na reunião remota, o que melhora o aproveitamento das interações digitais!
Como melhorar a produtividade na reunião remota?
De acordo com uma pesquisa do LinkedIn, divulgada em uma matéria do site Folha de S.Paulo, a jornada 100% remota de trabalho supera o formato híbrido entre os usuários dessa rede social.
O percentual de diferença entre os participantes da pesquisa é de 26,5% para os que trabalham home office, contra 24,5% de quem atua hibridamente.
Apenas usando esses dados como exemplo, já dá para ter uma ideia de quantas pessoas realizam reuniões virtuais atualmente, concorda? Até mesmo quem está no formato híbrido, inclusive, não está livre de ter que aprender a como conduzir reuniões remotas!
Sobre isso, e também sobre como aumentar a produtividade das conversações profissionais on-line, algumas boas práticas que você pode adotar são:
- use boas plataformas de conversação;
- defina horários plausíveis para todos;
- determine hora de início e de término;
- prepare os tópicos que serão abordados previamente;
- evite pontos de distração;
- envolva todos na conversa;
- tenha sempre um plano B.
7 dicas para reuniões remotas mais produtivas!
Para sua reunião remota, ou virtual, como também pode ser chamada, ficar mais produtiva, siga estas dicas!
1. Use boas plataformas de conversação
A escolha de uma boa plataforma de conversão é o primeiro passo para melhorar a produtividade na reunião remota. Afinal, é a partir desse software que toda a interação acontece, e ter que lidar com sistemas falhos ou lentos atrapalha seriamente essa dinâmica.
A ideia, portanto, é escolher soluções fáceis de serem usadas, compatíveis com diversos sistemas operacionais e, preferencialmente, que não exigem nenhum tipo de instalação.
O Google Meet é um ótimo exemplo de ferramenta gratuita que não precisa ser instalada. Ela pode ser bastante útil para conversar com clientes, fornecedores e outros stakeholders que não requerem interação constantemente.
Dica extra! Na hora de escolher a plataforma para a reunião remota, confira o número de participantes que o software comporta, e se há limite de tempo de uso nas versões gratuitas.
O Google Meet tem esses critérios. Logo, dependendo do fluxo de conversações e/ou da quantidade de pessoas que participarão, o uso de sistemas mais robustos e com mais funcionalidades pode ser necessário.
2. Defina horários plausíveis para todos
Em tempos de gestão de equipe remota, ter no time profissionais de diversos lugares do país, e até mesmo do mundo, se tornou algo bastante comum. Por isso, antes de agendar o horário da reunião, considere também esse fator.
O cuidado aqui consiste em definir um horário razoável para todos, considerando fuso horário e, principalmente, respeitando as horas de trabalho do profissional.
Tenha em mente que, dificilmente, alguém será produtivo em uma reunião às 5 horas da manhã, ou às 22 horas, concorda?
3. Determine hora de início e de término
Outra forma de melhorar a produtividade na reunião remota é deixar claro para os participantes quanto tempo a conversa durará. Ou seja, o horário de início e término.
Dessa maneira, todos saberão quantos minutos ou horas terão para interagir, apresentar ideias e propostas, tirar dúvidas, entre outros pontos similares.
Como resultado, a tendência é focarem mais na conversa, aproveitarem melhor o período proposto e, por consequência, serem mais produtivos.
4. Prepare os tópicos que serão abordados previamente
Especialmente se for você a pessoa a conduzir a reunião virtual, é muito importante que separe os temas que serão abordados em tópicos.
Além de evitar que algo seja esquecido, essa estratégia ajuda a otimizar o tempo da conversa, bem como a reduzir a ansiedade, o nervosismo e o estresse.
Nessa separação de tópicos, não se esqueça de incluir um tempo para os participantes exporem seus pontos de vista, tirar dúvidas, propor soluções, mas sempre alinhados ao tema e objetivo do encontro remoto.
Ah! E não deixe de fazer uma ata de reunião remota. Assim, esse documento pode ser usado para a preparação de tópicos para reuniões futuras, evitando que assuntos sejam repetidos, bem como garantindo a retomada dos que ainda não foram finalizados.
5. Evite pontos de distração
É certo que você pode usar alguns recursos para “quebrar o gelo da reunião“. Entretanto, esse momento mais descontraído precisa ser breve, preferencialmente no começo da conversa, e não se tornar o ponto alto da interação.
Inclusive, uma forma de contribuir para que a produtividade da reunião remota aumente, é sugerir que os participantes silenciem seus microfones enquanto não estiverem falando.
Isso evita que sons externos se tornem pontos de distração, e/ou que façam as pessoas desviarem a atenção do que está sendo debatido.
Sendo você a pessoa que organiza a reunião virtual, também pode recomendar aos participantes, previamente, que escolham um local tranquilo e livre de interrupções, a fim de garantir uma conversa mais fluida e proveitosa para todos.
6. Envolva todos na conversa
E lembra que falamos sobre separar um tempo para que as pessoas possam participar ativamente da conversa? No caso, uma maneira de incentivá-las a serem mais produtivas em reuniões remotas é garantir que todos se envolvam nos diálogos.
Obviamente, a ideia aqui não é que um se pronuncie sobre a fala do outro, mas, sim, que todos tenham espaço para se manifestar.
Desse modo, se notar que alguém está participando menos, ou mesmo não participando, pode fazer perguntas direcionadas a essa pessoa, ou abrir um tempo pontual para que ela fale.
Apenas certifique-se de que esse comportamento não gerará constrangimento, e nem force para que o participante interaja, caso fique claro que essa não seja sua vontade.
7. Tenha sempre um plano B
Produtividade na reunião remota não combina com imprevistos. Por isso, é essencial que você tenha um plano B.
Ter outra plataforma de conversação virtual já escolhida para ser usada, se a primeira apresentar erro, e ter um ponto de acesso móvel à internet já configurado, são dois bons exemplos de “cartas na manga” que você pode ter antes de ficar on-line.
Inclusive, se estiver gerenciando uma equipe remota, essas são dicas que você pode dar para o seu time que podem ser aplicadas constantemente.
Tenha sempre em mente que uma reunião produtiva ajuda a evitar falhas na comunicação — seja entre profissionais, seja com seus clientes — e, com isso, contribuir para que você e a empresa alcancem mais e melhores resultados!
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