Um dos processos mais importantes dentro de uma empresa é gerenciar equipe, posto que lida diretamente com a produtividade e o trabalho dos colaboradores, e isso influencia nos resultados do negócio.
Melhorar tudo simultaneamente não é possível, é por isso que os profissionais de RH precisam escolher pontos que podem influenciar no sucesso da empresa.
Tendo isso em vista, o que se sugere é priorizar o gerenciamento da equipe para resolver possíveis problemas e falhas na colaboração no ambiente de trabalho.
Os colaboradores precisam de orientação para desempenhar seu papel no sentido dos objetivos da companhia. Quanto maior é a equipe, mais detalhada precisa ser seu gerenciamento, caso contrário, o andamento dos projetos pode se perder.
Independentemente de qual seja o setor, como produção, marketing, vendas, entre outros, todos precisam ser bem geridos para realizar as tarefas do jeito certo e de acordo com aquilo que se espera como resultado.
Mas com a chegada do trabalho remoto, essa tarefa se complicou um pouco para alguns gestores, pois passou a ser feita à distância.
Neste artigo, vamos explicar o conceito de gerenciamento de equipe, quais ferramentas usar para fazer esse trabalho mesmo distante, além de dar algumas dicas para tornar o processo mais assertivo.
O que é o gerenciamento de equipe?
Quando o setor cria sua equipe, faz isso com a intenção de atingir um objetivo, que faz parte da estratégia do negócio. O gerenciamento entra em ação para usar os recursos necessários e alocar as pessoas de modo a conquistar os fins propostos.
Esse trabalho é de responsabilidade de um líder, que juntamente com um grupo de profissionais, vai em busca das metas da corporação.
Dentro de uma clínica de acupuntura para enxaqueca, ele é conhecido como gerente de pessoas, e consegue otimizar os valores, principalmente no que diz respeito à parcela do capital humano, e assim o gestor é capaz de:
- Distribuir as tarefas;
- Motivar os colaboradores;
- Reduzir gaps de competências;
- Fornecer feedback;
- Monitorar o trabalho;
- Recompensar os funcionários.
Em busca dos objetivos propostos, a equipe pode encontrar uma série de desafios internos e externos. Nesse sentido, o gerenciamento garante que os resultados não sejam frustrantes e ajude a superar os obstáculos.
Um bom processo de gerenciamento de equipes também reduz conflitos, diminui a rotatividade, aumenta a satisfação com o trabalho, engaja o time, retém talentos, lida melhor com as incertezas e ameniza o clima organizacional.
Todas essas mudanças são possíveis porque existe um monitoramento constante no ambiente de trabalho, e isso constrói um bom clima, aumenta a motivação e melhora o desempenho de todos.
Muitas empresas optaram pelo trabalho remoto, fazendo com que os colaboradores adaptassem suas casas, com mesa em l escritório e mudasse o conceito de gerenciamento de equipe.
Tudo passou a ser feito a distância, mas isso só é possível por conta de algumas ferramentas que veremos no próximo tópico.
Melhores ferramentas de gestão a distância
Existem várias ferramentas que colaboram para fazer uma boa gestão a distância, inclusive algumas delas são usadas em nosso dia a dia para as tarefas pessoais. Vamos conhecer um pouco mais sobre as principais opções, que são:
O WhatsApp está presente na vida de bilhões de pessoas no mundo todo e chega a ser difícil encontrar alguém que não utilize esse mensageiro.
É um aplicativo de comunicação rápido e gratuito, que oferece o respaldo necessário para os negócios que atuam em equipes pequenas, para que os membros possam esclarecer dúvidas pontuais e discutir alguns aspectos dos projetos.
É possível, por exemplo, fazer chamadas de vídeo com até 8 pessoas simultaneamente, criar grupos e listas de envio, além da troca de arquivos.
Microsoft Teams
Esta é uma das ferramentas de comunicação mais completas que existem e pode ser totalmente integrada aos pacotes Office e ao Skype. Com isso, compartilhar apresentações e documentos em vários formatos tornou-se mais simples.
Uma confecção de uniforme administrativo feminino pode usar a versão gratuita, onde o limite é de 300 usuários e possui 10 GB de armazenamento de arquivos. Também é possível gravar e salvar todas as chamadas realizadas.
Zoom
Esse recurso facilita abertura de salas, possibilita as chamadas individuais ilimitadas, além de reuniões com até 100 colaboradores, por cerca de 40 minutos e tudo isso gratuitamente.
Outra possibilidade é o compartilhamento de arquivos e documentos, por meio da função de bate-papo e reunião.
O Zoom pode ser acessado de diferentes plataformas, e na versão paga, a empresa pode fazer reuniões com até 500 participantes e exibir webinars para até 10 mil pessoas.
Google Meet
Esse sistema foi criado pelo Google e permite o envio de links de chamada de vídeo para que qualquer pessoa possa acessar, inclusive aquelas que não possuem uma conta Google.
Um fabricante de crachá de identificação funcional pode fazer reuniões com até 250 pessoas, além de transmissões ao vivo para até 100 mil pessoas.
A principal vantagem dessa ferramenta é o fato de estar totalmente integrada com todas as outras funcionalidades do Google, como o Gmail e o Google Agenda.
Skype
Não poderíamos fechar essa lista sem falar sobre o Skype, um aplicativo popular para chamadas de voz e vídeo, que permite a troca de mensagens de texto, possibilita reuniões com até 20 pessoas na versão gratuita, e 250 na versão paga.
Com esse recurso, a empresa também consegue fazer o compartilhamento de tela e de arquivos, de maneira rápida e simples.
Administrando uma equipe à distância
Gerenciar uma equipe a distância pode ser desafiador no começo, mas ao longo do tempo, tanto os gestores quanto os colaboradores se acostumam com essa nova realidade. Algumas dicas para fazê-la da melhor maneira possível, são:
1 – Criar uma rotina
Uma empresa de ar condicionado 110 volts pode criar uma rotina de trabalho para todos seguirem, uma vez que o excesso de flexibilidade e liberdade pode comprometer a produtividade de cada um.
Mostre para os membros da sua equipe quais são os resultados que a empresa pretende atingir, e dê a eles a possibilidade de escolher de que maneira vão conquistar esses objetivos.
2 – Fazer encontros periódicos
Mesmo que a empresa escolha trabalhar 100% remotamente, é interessante promover alguns encontros presenciais a cada 15 dias, por exemplo.
Essa proximidade periódica ajuda a fortalecer o laço entre o gestor e os membros da equipe e se certificar de que tudo está correndo conforme o planejado.
Tais reuniões também são importantes para promover a interação entre todos, entregar premiações, fornecer feedbacks, dentre outras necessidades do tipo.
3 – Estar sempre presente
Assim como existe alguém designado para acompanhar, por exemplo, uma reforma de estabelecimento comercial no local onde ela acontece, também é essencial que o gestor de equipe esteja sempre presente.
Mesmo no caso do trabalho remoto, mostrar para os membros que o gestor está à disposição e que as pessoas podem procurá-lo sempre que precisarem é vital.
Para os profissionais, é importante saber que existe alguém à disposição para facilitar o trabalho, determinar as ações e alinhar a equipe com as estratégias e objetivos da corporação.
4 – Planejar-se contra imprevistos
É fundamental adotar e seguir um planejamento para fazer um bom trabalho de gerenciamento de equipes, mesmo a distância.
Além de investir em recursos para estimular os colaboradores, como entregar caneca personalizada para empresa para cada um deles, o gestor deve mostrar que é capaz de resolver problemas.
A melhor maneira de fazer isso é definir as ações antecipadamente e convocar todos os membros da equipe, sempre que algo inesperado acontecer.
Se os funcionários seguem uma rotina, o gestor também precisa fazer a mesma coisa e interrompê-la apenas para solucionar problemas da organização. As questões pessoais devem ficar fora do horário de trabalho.
5 – Escolher bons meios de comunicação
É fundamental escolher bons meios de comunicação e defini-los de maneira precisa para conquistar um bom gerenciamento de trabalho remoto. Caso contrário, pode haver falhas de comunicação, queda de produtividade e erros.
No caso de um fabricante de necessaire transparente personalizada, os colaboradores precisam saber como entrar em contato com o gestor e de que forma podem documentar o trabalho realizado.
Isso implica no uso de ferramentas que ajudem a interagir, como no caso das que mostramos anteriormente, além do bom e velho e-mail.
Conclusão
Alguns gestores acreditam que a gestão a distância é um tanto complicada, mas na verdade, com o uso das ferramentas certas, é perfeitamente possível manter o time organizado e garantir que eles conquistem os objetivos propostos.
A comunicação é a parte mais importante desse processo, não podendo haver ruídos ou falhas nesse sentido.
Esses dois aspectos são capazes de garantir uma excelente gestão de equipe a distância, tanto para o gestor quanto para os colaboradores.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
