O fechamento de caixa é uma das atividades mais importantes no dia a dia de uma empresa. É um processo que demanda muita atenção, visto que um simples erro pode comprometer as finanças do negócio.
Muitos gestores e empreendedores passam por situações incómodas na hora de fazer a gestão de negócio e o fechamento de caixa, como erros de conferência que levam ao não registro de compras no sistema.
Também pode acontecer de não identificar o valor de entrada e conferir apenas a saída do produto do estoque. São situações que assustam qualquer gestor ou empreendedor, mas é muito comum quando não existe uma boa gestão financeira.
É crucial ter um olhar aproximado para conferir o valor existente no caixa quando o expediente se encerra porque assim fica mais fácil saber se a quantia coincide com o valor das movimentações realizadas.
Prestar atenção em todas as transações que acontecem é essencial para fechar o caixa corretamente. Todo cuidado é pouco, assim sendo, é necessário ter cautela para que as coisas fiquem dentro do previsto.
Sendo assim, este artigo vai explicar o que é fechamento de caixa, como realizar e dar algumas dicas que vão facilitar esse processo dentro da empresa.
O que é fechamento de caixa?
Fechamento de caixa é um processo de verificação sobre as entradas e saídas, em relação a determinado período. Pode ser realizado todos os dias, semanalmente ou mensalmente.
Muitos negócios, ao encerrarem o expediente, finalizam o dia fazendo uma conferência dos valores no caixa. É feita uma comparação entre os ganhos e as saídas registradas, permitindo entender se os valores estão corretos.
É assim que uma companhia terceirizada de enfermeiros domiciliares verifica se está com a quantidade correta de dinheiro no caixa, se existem valores faltando, se tem dinheiro sobrando ou qualquer outro tipo de erro.
Fechar o caixa é essencial para a saúde financeira do negócio e permite que o empreendedor corrija falhas e identifique fraudes em um curto espaço de tempo, o que reduz outros prejuízos.
Como fazer o fechamento de caixa
Para que esse procedimento aconteça de maneira organizada, é necessário seguir quatro etapas importantes. São elas:
Abertura do caixa
Quando o responsável pelo trabalho inicia as atividades, realiza a abertura do caixa. Isso não inclui valores referentes a vendas, mas apenas o valor inicial de reserva que é mantido para troco.
Esse valor é conhecido como fundo de troco ou fundo de caixa, sendo uma reserva de dinheiro mantida para pagar pequenas despesas que possam aparecer ao longo do dia.
Uma clínica de tratamentos de flacidez precisa fazer o registro do saldo inicial ou conferir se está correto com o que está sendo apresentado no sistema de gestão financeira.
Essa etapa é uma conferência rápida, mas que precisa ser realizada todos os dias para o bem do negócio.
Registrar entradas e saídas
Conforme o expediente avança, o operador deve registrar as movimentações do caixa, considerando todas as entradas e saídas de dinheiro.
As entradas são provenientes das vendas e as saídas representam as despesas. Outra coisa muito importante é reunir os comprovantes de operações, uma vez que eles também ajudam no fechamento de caixa.
Se o negócio usa um sistema de gestão financeira, a tecnologia pode automatizar o processo e centralizar os comprovantes de maneira mais organizada. No entanto, existem alguns gestores que também guardam os comprovantes físicos.
Durante esse processo, pode ocorrer uma análise mais completa do caixa, também conhecida como sangria de caixa, para realocar o dinheiro de um ponto a outro.
Todos os valores que estão saindo precisam ser registrados, além de realizar o reforço de caixa. Esse processo é feito sempre que houver necessidade de aplicar capital no caixa para disponibilizar troco aos clientes.
Entretanto, uma clínica de tratamento para dependentes químicos precisa ter muito cuidado com isso, separando documentos por tipo e assim facilitar o fechamento de caixa.
Isso ajuda a reunir comprovantes de venda com cartão de débito e separar os comprovantes com cartão de crédito. Também é muito importante separar os comprovantes de acordo com a Bandeira do cartão, assim como cheques, entre outros.
Checar os valores do caixa
É necessário contar os valores de acordo com o método de movimentação, ou seja, meios de pagamento aceitos pelo negócio, como:
- Dinheiro;
- Cartões;
- Cheques;
- Tickets.
Também é de grande importância somar os pagamentos realizados, como salário de colaboradores, entrada de produtos e assim por diante. Tudo deve ser devidamente registrado para fazer um balanço adequado no fim do dia.
Quando chega nessa etapa do fechamento de caixa, se houver algum tipo de inconsistência, ela é facilmente identificada.
Finalizar o fechamento
Depois de passar por todas as outras etapas, uma empresa de instalação de rastreador veicular com bloqueador via celular vai somar todos os valores de entrada e saída, e tudo deve estar de acordo com as informações anteriores.
Dicas que facilitam o fechamento de caixa
Por ser um procedimento muito importante, não pode ser negligenciado, mas existem algumas maneiras que facilitam esse processo. São elas:
1. Escolher um responsável
Em negócios menores, geralmente, quem se encarrega desse trabalho é o proprietário, mas os empreendedores possuem muitas outras tarefas importantes ao longo do dia, por isso, podem precisar de ajuda.
O ideal é que apenas uma pessoa se encarregue do fechamento de caixa, e obviamente precisa ser alguém de confiança. Ela vai acompanhar a abertura e fechamento de caixa, evitando que muitas pessoas se envolvam no faturamento.
Quando várias pessoas realizam isso diariamente, as chances de erro são muito grandes e isso pode trazer prejuízos financeiros.
2. Determinar o processo
As organizações possuem despesas de vários tipos, como aluguel, emissão de laudo ambiental CETESB (quando necessário), entre outras, por isso, precisam determinar muito bem como será o processo de fechamento de caixa.
Isso é ainda mais essencial para negócios que estão começando agora, pois isso ajuda a manter um padrão na gestão da corporação.
Os empreendedores devem evitar planilhas e papéis porque são mais suscetíveis a erros. A melhor alternativa é investir em um sistema automatizado que otimize toda essa tarefa, ajudando a ganhar tempo e evitar perdas financeiras.
3. Registrar a abertura do caixa
Conforme falado anteriormente, no início do expediente, existe um saldo disponível no caixa e ele precisa ser registrado, afinal, é o ponto de partida para o fechamento no fim do dia.
Também é interessante fazer uma previsão das despesas do dia, considerando a data, para saber quais são as contas a pagar e assim manter tudo mais organizado.
4. Categorizar as informações
Para facilitar ainda mais o fechamento, as clínicas de tratamento de drogas podem separar os documentos de acordo com seu tipo.
É necessário coletar os comprovantes de venda com cartão de débito e separar daqueles que são com cartão de crédito, bem como tickets e outras formas de pagamento.
5. Não usar o dinheiro para despesas pessoais
Um dos erros mais comuns entre os pequenos empreendedores é usar o valor do caixa para pagar as contas pessoais.
Isso aumenta o dinheiro que sai do caixa e não traz nenhum tipo de retorno para a empresa, além de aumentar ainda mais a desorganização nas compras.
6. Analisar o dinheiro que sobra
Se um fornecedor de fechamentos de varanda percebeu que está sobrando dinheiro, precisa realmente se certificar de que essa quantia está sobrando de fato.
É muito comum que alguma conta não tenha sido paga, assim como alguma transação não tenha sido anotada, entre outras situações que levam a esse engano.
7. Usar uma boa ferramenta
Existem ferramentas que foram desenvolvidas exclusivamente para fazer o fechamento do caixa, e elas possuem diferentes funcionalidades para que possam atender perfeitamente às necessidades das empresas.
Por exemplo, existem recursos que são muito úteis para pequenos e médios negócios porque apresentam movimentações detalhadas do caixa e oferecem gráficos que melhoram o acompanhamento financeiro.
Uma clínica especializada em traumatologia também pode usar sistemas de controle financeiro, voltados para empreendedores iniciantes que ajudam a controlar a origem e o destino do dinheiro.
O próprio Sebrae já desenvolveu um software voltado para pequenos e médios empreendedores que ajuda a controlar receitas, contas a pagar e contas a receber.
Considerações finais
A maneira como gestores e empreendedores lidam com as finanças da organização é determinante para sua saúde financeira. Um dos elementos mais importantes nesse processo é o fechamento de caixa.
O ideal é que ele seja realizado diariamente, por meio de etapas importantes que vão ajudar a manter o total controle de tudo o que entra e sai da empresa, trazendo mais segurança financeira e facilitando o crescimento do negócio.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
