Uma das melhores maneiras de realizar um atendimento a fornecedores de qualidade, é através das perguntas. Esperar que as informações cheguem até você pode causar confusão, atrasos e até prejuízos. Por isso, separamos 12 perguntas que não podem faltar no atendimento a fornecedores.
Entenda melhor o porquê de todas essas perguntas abaixo. Tenha uma boa leitura!
12 perguntas que não podem faltar no atendimento a fornecedores
Perguntas que devem ser feitas antes do contato com o fornecedor
Quando buscamos novos parceiros na nossa rede de fornecedores, existem algumas informações que podemos checar logo de cara para evitar frustrações futuras. São elas:
- Como esse fornecedor chegou até a minha empresa? Ele foi indicado por quem?
Ao buscarmos novos fornecedores, precisamos nos certificar desde o início que ele oferece a qualidade que desejamos nos nossos produtos e/ou serviços.
Uma das maneiras de garantir isso é se certificar que a empresa possui indicações de pessoas conceituadas (clientes e outros fornecedores) ou se a indicação é duvidosa. “O amigo do meu filho pode fazer isso” ou “a empresa da minha prima que fechou usava esse fornecedor” são alguns exemplos de indicações que podem ser inadequadas para o sucesso da corporação.
- Esse fornecedor atua dentro da lei?
Você sabia que os contratantes de fornecedores também podem ser responsabilizados por crimes cometidos pelos parceiros?
Nos embargos ambientais do IBAMA, por exemplo, as empresas contratantes podem ser diretamente responsabilizadas e impactadas financeira e reputacionalmente. É aqui que a consulta de certidões negativas e a due diligence podem ser implementadas a fim de minimizar riscos.
- Esse fornecedor é ativo online? Ele possui um catálogo e cases de sucesso?
Vivemos em um mundo online – e quem sabe navegá-lo tem mais chances de ter sucesso. “Mas qual a relação dessa pergunta com o atendimento a fornecedores?”
Garantir que o fornecedor se preocupa com sua imagem e reputação empresarial online mostra que ele está engajado na consolidação e crescimento corporativo. Ou seja, provavelmente terá uma preocupação maior em cumprir com acordos e oferecer um atendimento de qualidade.
- Esse fornecedor possui alguma ISO?
As ISOs (International Organization for Standardization, ou Organização Internacional de Normalização em português) tem como objetivo criar normas que padronizam processos de qualidade.
Assim como na pergunta anterior, ter um fornecedor certificado com ISOs como a 9001:2015 representa uma chance maior de conquistar uma parceria segura e confiável.
Perguntas que devem ser feitas antes da finalização do contrato
O parceiro “se saiu bem” nas perguntas anteriores? Isso significa que você está no caminho certo para ter um relacionamento de qualidade. Mas ainda há muito trabalho a ser feito antes disso, como obter a resposta dessas 5 perguntas:
- Quais são as condições financeiras dessa parceria?
Essa pergunta é um pouco ampla, mas nela estão representados todos os pontos que grande parte das empresas (senão todas) já estão preocupadas. Mas não deixe de confirmar:
- Preço por unidade/quantidade específica;
- Formas de pagamento;
- Condições de negociação por quantidade solicitada;
- Quantidade mínima de insumos por pedido;
- Prazos de entrega após confirmação do pedido.
- Esse fornecedor é capaz de entregar os insumos que preciso sem atrasos?
Além de garantir os preços desejados, é importante entender a capacidade de produção desse fornecedor. Ou seja, se ele sozinho consegue produzir a quantidade de insumos necessária ou se outros parceiros devem ser analisados para suprir essa demanda.
Inclusive, nossa sugestão é de trabalhar com vários parceiros simultaneamente para evitar o desabastecimento completo de um insumo caso haja algum problema no fornecimento.
- É possível obter atualizações do processo de produção?
Especialmente no começo do relacionamento, receber atualizações da produção e da entrega dos insumos pode ser de grande valia. Quando ainda não conhecemos muito sobre o parceiro, conseguir acompanhar a manufaturação dos insumos pode tranquilizar os responsáveis pela cadeia de suprimentos.
- Quais são os procedimentos de controle de qualidade adotados pelo fornecedor?
Os procedimentos de controle de qualidade dos fornecedores são essenciais para garantir o processo da sua corporação. Afinal, acidentes acontecem – mas é importante garantir que a sua organização não será prejudicada pelos erros de terceiros.
Vale inclusive analisar a adoção de um SLA (Service Level Agreement), um acordo que esclarece todas as tarefas e responsabilidades de ambas as partes envolvidas. Mas não se engane: o SLA é diferente dos KPIs. Separamos até um vídeo para explicar esse ponto com mais detalhes:
- Quais garantias são oferecidas caso o insumo não esteja em conformidade com o que foi acordado?
Mesmo com um SLA e um rígido controle de qualidade, sabemos que toda operação tem riscos. Por isso, não deixe de incluir no contrato quais ações serão tomadas pelo parceiro no caso de problemas, como prazos de entrega de novos insumos e possíveis valores adicionais.
Perguntas que devem ser feitas durante a parceria com os fornecedores
O contrato foi finalizado e a sua empresa começou a receber os insumos encomendados. O trabalho acabou? Pelo contrário, está só começando.
Como o atendimento por fornecedores é constante, é imprescindível que sua corporação acompanhe as entregas para garantir que o contrato está sendo seguido à risca. Dentre as perguntas que devem ser feitas, vale citar:
- O fornecedor se preocupa com a qualidade dos insumos?
Mesmo com todos os cuidados tomados nas etapas anteriores, não deixe de prestar atenção na qualidade dos insumos fornecidos – e se eles atendem às expectativas da sua corporação.
- Os produtos foram entregues nas quantidades e prazos corretos?
Assinar um contrato é uma troca de responsabilidades e confiança. Mas mesmo com uma homologação de fornecedores de qualidade, o parceiro pode surpreender sua corporação negativamente e deixar de honrar com seus compromissos.
Não deixe o futuro da sua empresa na mão de terceiros. Faça checagens periódicas das entregas dos fornecedores e garanta que o serviço contratado está sendo honrado com respeito e qualidade.
- O fornecedor oferece um atendimento simples e ágil?
Em casos de emergência, como altas repentinas nas demandas, o tempo médio de atendimento de fornecedores pode ser a diferença entre ter um período de sucesso ou de fracasso. Todas as vezes que sua equipe de Procurement precisar contactar os parceiros, peça para os colaboradores notarem todos os canais de atendimento oferecidos e a qualidade da conversa.
Esse ponto pode não ser uma demanda corporativa diária, mas pode ser a sua salvação em momentos de necessidade.
Você está pronto para levar a excelência ao atendimento a fornecedores!
Não vamos negar: são muitas as perguntas que precisam ser feitas no atendimento a fornecedores. Mas não se esqueça que esses cuidados possibilitam que sua empresa tenha relacionamentos mais confiáveis, seguros e produtivos.
Por isso, não deixe de implementar nossas 12 perguntas nos processos de homologação e qualificação de fornecedores e garanta o sucesso da organização.Artigo escrito pela Linkana, empresa referência na análise pública automatizada de Compliance e governança corporativa do processo de homologação de fornecedores.
