Entenda como fazer a organização do seu RH

O setor de RH (Recursos Humanos) tem um papel muito importante nas empresas, atuando no gerenciamento de pessoas. O sucesso da companhia depende muito da Organização do RH, ou seja, do modo como o departamento é estruturado e das condições que os profissionais possuem para trabalhar e assim contribuir com bons resultados. Por isso, organizar o setor adequadamente é fundamental.

O que é RH nas empresas?

O RH é a área cuja responsabilidade é cuidar das ações de recrutamento, seleção, treinamento e dos benefícios dos colaboradores.

Basicamente, os profissionais que atuam neste segmento ficam responsáveis por zelar as boas relações na empresa, além de enxergar a importância dos funcionários para a companhia.

Independentemente do negócio ou segmento, ter um departamento de RH bem organizado é essencial para conquistar o crescimento e reconhecimento na área de atuação.

Gestão de recursos humanos

A gestão do RH consiste em um conjunto de estratégias, habilidades e técnicas aplicadas para gerar satisfação aos colaboradores e, ao mesmo tempo, contribuir para a conquista dos objetivos estabelecidos no planejamento da empresa.

O principal objetivo da gestão de recursos humanos é de ser uma área mediadora entre a companhia e os seus funcionários, permitindo que ambas as partes criem uma relação positiva e benéfica.

Setores do RH

A área de recursos humanos nas empresas é dividida em setores para que todas as demandas sejam atendidas, mantendo a organização e assim permitir que a organização tenha resultados promissores.

Os principais setores são:

  • Departamento pessoal;
  • Recrutamento e seleção;
  • Segurança do trabalho;
  • Remuneração;
  • Benefícios.

Cada um destes setores é responsável pelas demandas diárias relacionadas à gestão de pessoas e financeiro, por exemplo, e juntos podem trabalhar para que as metas da empresa se tornem realidade.

A área de RH nas empresas é composta por serviços, mas as funções podem ter variações conforme as necessidades de cada empresa. 

Independentemente do segmento, o setor de recursos humanos nas empresas visa sempre a integração eficiente de todos os departamentos, assim é possível ter excelentes resultados.

As principais funções que os profissionais que atuam no departamento de RH podem executar em empresas de Kit doces personalizados, por exemplo, consistem em: 

  • Cuidar da segurança e qualidade de vida dos trabalhadores; 
  • Estabelecer e controlar os benefícios dos colaboradores; 
  • Recrutar talentos certos para cada posição, com qualidade;
  • Avaliar o desempenho de equipe;
  • Contribuir e promover o desenvolvimento de liderança, entre outras funções.

Como estruturar o RH nas empresas?

A estruturação do setor de recursos humanos em uma empresa é feita em três etapas: criação de estratégias, desenvolvimento de planejamento e foco nas metas e objetivos. 

Inclusive, esse é um processo crucial para que as atividades sejam desenvolvidas de forma plena e a empresa obtenha todos os benefícios mencionados. Confira a seguir esses processos.

  1. Estratégias

Ter um RH estratégico é um diferencial para conquistar resultados positivos, além de facilitar a criação de ações baseadas no plano da empresa. 

Sendo assim, os líderes e gestores devem pensar nos objetivos a longo prazo e como ter um bom relacionamento com os funcionários, por exemplo, pode ajudar a aumentar as vendas de caixa de isopor pequena para insulina.

É com base no planejamento que os profissionais começam a pensar em estratégias que possibilitam bons resultados. 

Os investimentos em um sistema de RH, por exemplo, é uma excelente maneira de ter relatórios que ajudam a avaliar o desempenho de forma mais qualitativa e quantitativa.

  1. Planejamento

Entender como o RH pode atuar de forma estratégica na empresa é importante, pois este detalhe influencia na criação do planejamento. 

Pensar em ações que podem ser realizadas é essencial para ter bons resultados, por isso ter os pés no chão na hora de planejar é o segredo do sucesso, assim como saber os melhores locais de faixa refletiva onde comprar.

  1. Metas

Ter metas possíveis é importante no setor do RH, pois isso direciona as campanhas que podem ser criadas no setor e até quais processos demandam mais atenção. 

A diminuição da rotatividade, implementação de novas práticas na empresa ou melhorar o clima organizacional são exemplos de metas que podem se tornar uma realidade.

Além disso, com as metas, os profissionais têm mais chances de trabalharem motivados e contribuir positivamente para a empresa ter ganhos expressivos.

Ferramentas que ajudam na organização das atividades do RH 

O uso de ferramentas para otimizar tempo e executar todas as tarefas e assim garantir que todas as demandas serão atendidas se mostra cada vez mais fundamental neste setor, possibilitando o foco em atividades que demandam mais criatividade, por exemplo. 

Com tantas atividades, ser produtivo é um grande desafio.

Isto posto, o uso de ferramentas que podem auxiliar na rotina de trabalho é algo que pode render bons resultados. 

O método GTD (Getting Things Done) é uma excelente ferramenta que permite utilizar o tempo de modo eficiente, permitindo que os profissionais possam poupar o tempo e realizem todas as tarefas necessárias.

Esta metodologia, na prática, possui cinco etapas que ao serem seguidas corretamente permitem economizar tempo e deixar a rotina mais eficiente.

Um ponto positivo do método GTD é que ao aplicá-lo em um negócio de máquina de decapar fios e cabos, por exemplo, os funcionários podem ter uma visão completa dos principais compromissos e atividades que devem ser feitas por todos os membros do setor e qual estágio um projeto se encontra.

O segredo para obter excelentes resultados com o GTD é ter comprometimento, disciplina e paciência, sendo o último por parte de todos os colaboradores para que o processo de aplicação seja eficiente e claro. 

Para ter ganhos interessantes, a empresa precisa investir em treinamentos, assim todos os funcionários podem se familiarizar com a técnica, aprender mais sobre elas e aplicá-las nas atividades.

As principais etapas do GTD são:

  1. Coletar

Este processo consiste em registrar todas as ideias para as atividades da empresa e, para isso, os profissionais podem criar uma planilha específica para as ações. 

Neste momento, anotar o máximo de ideias possíveis é crucial, pois todos os pensamentos e sugestões podem compor uma lista nomeada Caixa de Entrada e trazer insights importantes para otimizar os fluxos e demandas.

Com a lista, os profissionais podem ficar mais tranquilos, já que tudo que precisa ser feito está anotado e pode ser visualizado de modo simples e rápido.

Na Caixa de Entrada, os profissionais do RH podem colocar as ideias de novos projetos, objetivos, atividades, obrigações, tarefas, elaboração de laudos técnicos ambientais entre outros detalhes que exigem uma atenção especial.

  1. Processar

Com a lista feita, é necessário processá-la, ou seja, analisar cada ideia e item colocado e decidir o que será feito. 

Cada uma das ideias listadas, precisam de uma definição, ou seja, se alguma ação será tomada, qual ação será essa ou se é algo que precisa aguardar o processo de outra área, por exemplo.

As ideias que não exigem uma ação imediata, por exemplo, podem ser colocadas em uma nova lista ou descartadas dependendo da relevância e utilidade para planos futuros. 

As que precisam de uma resolução rápida, precisam ser analisadas para definir em quanto tempo tudo pode ser resolvido e sinalizadas como prioridade.

As tarefas que demandam mais tempo podem ser delegadas para o responsável do setor. Na área de RH, os líderes e gestores delegam as atividades para a sua equipe e podem definir um horário e data para a entrega.

Alguns projetos necessitam de tempo para que todas as ideias sejam colocadas em prática. Sendo assim, dividi-las em ações menores são formas de garantir que tudo será feito com qualidade.

Um laudo do bombeiro para comercio, por exemplo, é um relatório que exige tempo para ser elaborado com todas as informações essenciais.

  1. Organizar

No método GTD é possível organizar as tarefas conforme a área que pertence, urgência ou dependência de outros segmentos, principalmente no RH, visto os diversos setores que compõem a área, deixando tudo organizado. 

Assim, na prática, os profissionais também podem fazer separação por temas, como assuntos de segurança do trabalho, folha salarial, departamento pessoal, entre outros, o que também facilita a organização do dia.

Com a listagem, a equipe do RH conseguirá encontrar com facilidade as tarefas que precisam ser feitas e assim otimizar tempo. 

Desde verificar o valor de manutenção de ar condicionado até definir data de futuros treinamentos na empresa, a etapa de organização é importante e pode agregar excelentes resultados na rotina de trabalho.

  1. Revisar

Dedicar tempo para revisão das atividades é um ponto essencial para que tudo aconteça conforme o planejado. 

No método GTD é necessário revisar as tarefas e projetos pelo menos uma vez por semana. Este momento é importante por ajudar a equipe a reavaliar assuntos mais urgentes e o que pode esperar um pouco para ser realizado.

Uma maneira de não se esquecer das tarefas é marcá-las em um calendário do celular ou criar alarmes, ou mesmo criar um organograma visual e integrado para as equipes.

  1. Executar

A última etapa consiste em colocar todas as ideias e projetos em prática, executando-os conforme o planejamento da empresa. 

Com a organização e implementação do GTD, os profissionais do setor de RH podem executar todas as atividades com qualidade e otimizando tempo.

Vantagens do GTD nas empresas

A técnica GTD é muito prática, algo que permite o seu uso em assuntos da vida pessoal e profissional.

Nas empresas, o GTD é muito utilizado para colocar as atividades em ordem, principalmente aquelas com muita urgência, ou setores que lidam com demandas muito diversas e que deve ser resolvidas com rapidez, como é o caso do RH, graças a eficiência do método e pelo fato de não necessitar de recursos tecnológicos.

Empresas especializadas em serviço de solo grampeado preço, por exemplo, podem usar o GTD para separar as demandas e conseguir executar as atividades com eficiência e qualidade, deixando os clientes satisfeitos.

Isto posto, fazer a divisão de tarefas entre a equipe conforme os setores garantirá que todos possam trabalhar com agilidade, contribuindo positivamente com a empresa, otimizando tempo, além de facilitar as reuniões, treinamentos e outras ações importantes para a companhia.

Portanto, dedicar tempo e implementar os melhores métodos para a organização do RH é o modo da empresa desenvolver os trabalhos com qualidade, ter uma equipe mais motivada e caminhar rumo ao sucesso, credibilidade e consolidação no mercado.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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